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アイデア会議について

 整地鯖では、月に1度、アイデア会議(以降「定例会議」)を行っています。定例会議では、アイデア提案用プロジェクトに投稿されたアイデアに関する相談や議論が行われます。参加出来なかった方のために議事録が残されます。

概要

 日時:毎月第1日曜日 21:00~22:00
 場所:整地鯖Discord内 アイデア会議用VCチャンネル+#アイデア会議テキストチャンネル
  • 終了時間は目安です。内容によっては延長または短縮される可能性があります。
  • 必要に応じ、会議後に任意参加の議論を継続する場合があります。
  • 願望会議開始はbotにより通知され、開始に加えて、終了時もアナウンスします。
  • 参加者は全員VCに参加してください。マイクのON・OFFは任意です。

議題について

 毎月、定例会議用のチケットを1件発行します。
 議題を提唱したい場合は、そのチケットの編集ボタンから注記に記載してください。
 また、この時、次の必要事項を満たすようにしてください。
  • 会議に参加するかどうかや誰がそれを投稿したかを問わずに、前日までに記載すること
  • チケットへのURL、簡易的なチケット内容のまとめ、MCID、DiscordIDが記載されていること
  • 提唱したチケットの方に、自分の意見(採用するべき・するべきではない、その理由など)を記載すること
  • 関連するチケットとして、会議のチケットとアイデアのチケットを連関させてあること

 事前に提唱された議題については各自あらかじめ一読するようご協力をお願いします。この時、自分の意見がある場合は、遠慮なくその議題にあげられているチケットの方に意見を書き込んでください。

会議中は…

 振り返りと議題消化のみを行います。(他は全て会議後に後回し)
 振り返りは未決定および未対応事項のみ行うこととします。
 1議題にかける時間は説明5分以内、議論10分以内とすることとします。
 終了時刻までに振り返りと議題で提唱されたものは全て消化することとします。(収束しなそうなものは一旦切るなどの判断も必要)
 議論などが途中であったとしても、終了時刻になった場合は一旦終了となります。

会議後は…

 議題にない項目やふと思いついた相談などを歓迎します。任意参加です。


備考:議題の心得

 議題提唱者には、その議題の開始から終了までをコントロールして頂きたいです。以降は議題提唱のコツです。

主目的を整理する

 議題の主目的はいずれにあたるのか、どこがゴールなのかを意識してください。

  • 報告、連絡、情報共有
    周知することが目的の場合。質疑応答、及び指摘に対する再検討の判断が目的となります。
  • 議論
    意見の募集を行うことが目的の場合。多くの場合は結論を出す必要はありません。
  • 決定、相談
    方向性の決定を行うことが目的の場合。

計画性、期間

 議題の期間、及び計画はどのように設計されているのかを意識してください。
 今急いで決める必要があるのか、この場では何を行いたいのかを意識することで、参加者に何を求めているのかが見えてきます。

  • 短期
    この5分、10分の議題内で結論を出せるもの、結論を出す必要のあるもの。
  • 中期
    議題内で結論を出せないもの、継続して意見募集等をお願いしたいもの。例えば時間を決めて5分のブレストを行い、以降はredmineのチケットで意見募集に切り替える、等が考えられます。
  • 長期
    今はまだ決定出来ないもの、決定する必要のないもの。多くの場合は周知や方向性の連絡に留まります。

発散と収束

 議題提唱者は発散と収束のコントロールを意識してください。

  • 発散
    ブレストに代表される、思いついたことをどんどん広げていくフェーズ。多少話がズレても構いませんが、主旨をはき違えないよう提唱者がコントロールしてください。
  • 収束
    発散して出た意見をもとに、結論に向けて狭めていくフェーズ。ここで再度発散させることは好ましくありません。

まとめかた

 議題提唱者は時間を区切り議題を終了してください。10分で結論が出せる程簡単な議題は少ないでしょう。その場合は要点を整理し、今後の流れを検討しましょう。
 決定事項、保留事項、継続検討事項に分類し、保留事項は何を以って再検討を開始するのか、継続検討事項はどのような手段で検討を継続するのかを考えてみてください。
 Redmineで継続して意見募集しても良いでしょうし、次回もう1度時間を取るから出来れば1人1個考えといて、でも良いでしょう。

その他Tips

 定例会議は各自が予定を調整し、都合を合わせて参加しています。普段の雑談とは異なることを意識してください。

  • 周知する必要のない話は必要最小限にする
    例えば12人に無関係な話をたった5分行うだけで、1時間の工数が無駄になります。特定の人に対する話は概要に留め、定例会議後等に別途の連絡を推奨します。
  • 背景を説明する
    あまりサーバーに参加できていないプレイヤーの方々の参加も予定され、またそれを歓迎したいと考えています。余力があればどのようなプロジェクトで何についての話なのかを説明しましょう。
  • 突発議題は端的に纏める
    多くの場合、終盤には「他に何かある方~」のタイミングがあるでしょう。悪い会議に良く見られるのが、ここでズルズルと発散して終わらないケースです。突発議題に対してこそ、しっかりと提唱者としての役割を意識しましょう。